Las claves para ordenar las finanzas y hacer crecer un negocio: "es indispensable conocer los números"

"Facturo un montón, veo como todos los meses la facturación crece, mi volumen de ventas crece, pero no tengo plata en el bolsillo". La frase se repite entre emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas y refleja una situación que muchas veces no tiene una única explicación.

Para entender qué hay detrás de este problema y cómo mejorar la gestión financiera de un negocio, Viví el Oeste diario entrevistó a Natalia Surano, contadora pública y consultora especializada en gestión financiera, quien acompaña a empresas y emprendedores a mejorar su rentabilidad, anticiparse a problemas de caja y tomar decisiones a partir de información clara.

Con experiencia en áreas de administración y finanzas desde los 18 años y una trayectoria vinculada a PyMEs y startups, Surano explica que uno de los principales problemas que encuentra al comenzar una consultoría es la falta de orden y procesamiento de la información.

"Los negocios crecen aceleradamente, evolucionan, pero el área de administración y finanzas no evoluciona al mismo tiempo o al mismo ritmo", señaló. En muchos casos, la prioridad está puesta en vender, crecer y posicionarse, mientras que los procesos administrativos, los reportes y el análisis de información quedan relegados.

Facturar no es lo mismo que ser rentable

Uno de los primeros conceptos que resulta necesario diferenciar es facturación y rentabilidad. Un negocio puede vender mucho y, sin embargo, no generar las ganancias esperadas.

"Muchas veces no se actualiza el precio y justamente lo que hace es que ese producto no sea rentable y que sea más caro de lo que lo estoy vendiendo y claramente no me va a alcanzar para cubrir los costos fijos", explicó la especialista.

Por eso, consideró fundamental que los emprendedores conozcan sus costos y márgenes por producto y puedan determinar cuánto queda realmente después de cubrir los costos asociados a la venta.

Pero existe otro factor que puede explicar por qué un negocio factura y, aun así, no tiene dinero disponible: el flujo de fondos.

"Muchas veces no tiene que ver con que el negocio no sea rentable, muchas veces tiene que ver por un descalce entre los ingresos y egresos de dinero", sostuvo Surano. Por ejemplo, cuando una empresa cobra después de tener que afrontar los pagos a proveedores, puede atravesar problemas de caja aunque su actividad sea rentable.

El error de mezclar la plata del negocio con la personal

Otro de los problemas habituales es la falta de separación entre las finanzas personales y las del emprendimiento. "Es sumamente frecuente y es parte del ABC de los problemas que encontramos al comenzar una consultoría", explicó la contadora.

El problema no está necesariamente en que el dueño retire dinero del negocio, sino en hacerlo sin establecer un monto, registrarlo ni medir cómo impacta sobre la caja.

"Empezás a separar las economías, que también eso sirve muchísimo justamente para entender si tu negocio es rentable, porque no se puede analizar si tu negocio es rentable mezclando ambas economías", indicó Surano.

Para ordenar esta situación, una de las alternativas es establecer una remuneración o retiros definidos y contemplarlos dentro de la estructura de costos y precios del negocio.

Créditos: cuándo pueden ayudar y cuándo se convierten en un problema

La búsqueda de financiamiento también requiere planificación. Según Surano, algunos emprendedores toman créditos para resolver una urgencia de caja sin analizar variables fundamentales como el costo financiero total, los plazos y las condiciones de amortización.

La especialista distinguió entre una "deuda financiera buena", utilizada estratégicamente para hacer crecer el negocio y con sus variables previamente analizadas, y una deuda que se toma simplemente para cubrir ineficiencias en el uso del dinero.

En su experiencia, incluso puede ser necesario reestructurar deudas existentes para reducir el costo financiero y aliviar la presión sobre la caja.

Tecnología e inteligencia artificial para mejorar la gestión

La consultora también incorpora herramientas tecnológicas a sus procesos de trabajo. "Cuando lo requiere trabajo con herramientas, IA, para automatizar procesos y ser más eficiente en la diaria", expresó.

Además, diseña aplicaciones para aquellas PyMEs que todavía no pueden acceder a sistemas de gestión más sofisticados y acompaña a empresas durante la implementación de sistemas de gestión.

El objetivo es que la tecnología no sea solamente una herramienta, sino que permita obtener información útil para gestionar mejor.

¿Cómo trabajar con la especialista?

El primer paso para quienes necesitan ordenar sus finanzas es una reunión inicial sin costo. "En principio se coordina una llamada, reunión virtual de 30/1 hora donde me cuentan el caso, yo hago una serie de preguntas que me indican o dan una señal de la situación para luego analizarla y les paso una cotización", explicó Surano.

De esta manera, el diagnóstico inicial permite conocer las necesidades particulares de cada emprendimiento o empresa y definir qué tipo de acompañamiento requiere.

Para quienes sienten que trabajan cada vez más, venden más, pero los resultados no aparecen, la recomendación es empezar por los números.

"Mi principal consejo sería esto: que haga esa pequeña cuentita, que vea si le da positivo o negativo", señaló la especialista.

Ordenar la administración, conocer los costos, analizar los márgenes, controlar el flujo de fondos y separar las finanzas personales de las del negocio son algunos de los primeros pasos para transformar los datos en herramientas de gestión.

"Para hacer crecer el negocio, para que todo ese esfuerzo que hacen se pueda convertir en resultados, es indispensable, sumamente necesario conocer los números, entenderlos, medirlos y utilizarlos para tomar decisiones", concluyó Surano.